BY-LAWSBy-­Laws  
Council on Equal Opportunity and Diversity

ARTICLE I - PURPOSE  


The Council on Equal Opportunity and Diversity (CEOD) is a standing council that supports and provides oversight for the University of Massachusetts Medical School (UMMS) in fulfilling the UMMS commitment to affirmative action and diversity.  These include: monitoring and proposing programs and policies designed enhance the creation and maintenance of an atmosphere of mutual respect for students, faculty, staff, volunteers, and visitors; working with appropriate UMMS resources to create an ethnically, racially, and culturally diverse community; providing advice and support to the Diversity and Equal Opportunity Office (DEOO) in its mission to protect the rights of all who work and study at and visit UMMS by ensuring fairness and equity in UMMS programs, policies, activities, and all other interactions and provide a positive and supportive environment for all individuals, including protected class members.

 

ARTICLE  II - DUTIES

 
The CEOD provides oversight of UMMS policies, procedures and activities to assure 
that UMMS does not discriminate on the basis of race, color, religion, gender, age, 
sexual orientation, national origin, veteran status, or disability in recruiting, hiring, 
promoting, paying, and retaining staff, faculty and students.  The Council monitors and 
recommends to the DEOO and to the Chancellor policies, procedures, activities, and 
programs to implement the UMMS affirmative action and diversity plans and to assure 
that UMMS fully complies with all state and federal guidelines relevant to the equal 
opportunity rights of protected classes. 
 
The Council also promotes sensitivity to and awareness of diversity among all 
individuals at UMMS.  
 

ARTICLE III – REPORTING RELATIONSHIPS 

  
The CEOD reports directly to the Chancellor.  The Associate Vice Chancellor for 
Diversity and Equal Opportunity, who also reports directly to the Chancellor, works in 
close collaboration with the Council and is ultimately responsible for managing and 
implementing the full range of activities, policies and procedures, associated with the 
affirmative action efforts at UMMS.  To achieve their mutual goals, the CEOD and the 
DEOO maintain a collaborative and mutually supportive working relationship. 

ARTICLE IV – COUNCIL STRUCTURE 
A.  Membership 

The Council shall ensure that its membership reflects the diversity of UMMS by having 
a broad representation of employees from across the UMMS system. At least five 
faculty members must serve on the Council.  The Student Body Council will be asked to 
choose student representatives from the School of Medicine, the Graduate School of 
Nursing, and the Graduate School of Biomedical Sciences.  The following serve as ex 
officio members:  the Vice Chancellor for Faculty Administration, Associate Vice 
Chancellor for Diversity and Equal Opportunity, Associate Vice Chancellor for Human 
Resources, Associate Vice Chancellor for School Services, Assistant Dean for Student 
Affairs/Minority Support Services, and/or their designee, and a representative from 
the Women’s Faculty Committee.  

B.  Selection 
Faculty representatives shall be appointed by the Faculty Committee on Committees.  
Additional candidates, including faculty candidates and students, are recruited through 
an announcement placed in the Focus, employee newsletter, and via other recruitment 
efforts.  The Executive Committee will review the membership list, identify areas that 
are not represented and recruit additional members in order to ensure that a wide cross­
section of employees is represented. 

C.  Term of Membership  
Generally, all members, except student members and ex officio members, serve for three 
consecutive years.  Terms begin in September and end in August.  Active members may 
make a request to the Executive Committee to serve more than one term. Every effort 
will be made to stagger members’ terms to ensure continuity.  

D. Voting Privileges and Procedures 
All Council members, except ex officio members, have voting privileges.  The Executive 
Committee will determine whether an item should be brought to a vote. Any issue 
requiring voting action should have a notice sent to committee members seven (7) days 
in advance. An item will be brought to a vote by the full Council only when there is a 
quorum. A quorum is defined as 51% of the membership. An item will pass with two­
thirds of the quorum.  
 
E.  Responsibilities of Members 
Members are expected to attend regular Council meetings, and join and actively 
participate in at least one subcommittee.  Members who will be absent from a meeting 
are responsible for notifying the DEOO prior to that meeting; such an absence will be 
considered an excused absence.   
 
F.  Subcommittees 
The Executive Committee may recommend to the CEOD the establishment or 
dissolution of subcommittees as necessary to carry out the CEOD’s duties.  

The Executive Committee approves subcommittee co­chair(s) of these subcommittees.  
Any UMMS employee may join a subcommittee or serve as a subcommittee co­chair. 
 
Subcommittees’ plans regarding activities, programs and other recommendations will 
be submitted to the DEOO for review and approval by the Executive Committee. At the 
discretion of the Executive Committee, such plans may be brought before the CEOD for 
review and approval.  
 

ARTICLE  V - COUNCIL LEADERSHIP
        
A.  Co­Chairs 
The co­chairs are elected or re­elected by the majority of a quorum of members annually 
in June.  A slate of candidates will be nominated by the CEOD prior to the June 
meeting.  A faculty member must fill at least one of these positions.  The candidates 
must have previously served as active Council members for at least one year.  Voting 
will be by secret ballot if there are more than two candidates for a particular slot.  The 
term of office is two years, but each co­chair may be re­elected.  Terms of each co­chair 
are to be served on a staggered basis, ensuring that one experienced co­chair will still be 
serving when a new co­chair is elected. The co­chairs are responsible for conducting the 
full Council meetings and leading the Executive Committee meetings. 
 
B.  Executive Committee 
The Executive Committee shall consist of the co­chairs of the CEOD and at least three 
and no more than ten additional members of the CEOD.  When possible, members of 
the Executive Committee will be individuals who have served for at least one year on 
the full CEOD. New Executive Committee members shall be selected by the CEOD in 
June from a slate of candidates nominated at the prior meeting.  Voting will be by secret 
ballot if there are more than ten candidates.  The term of office is two years, but 
Executive Committee members may be re­elected.  
 
The Executive Committee meets monthly or more often if required, with the Associate 
Vice Chancellor for Diversity and Equal Opportunity.  The Executive Committee may 
meet independently, as deemed necessary by its members.  Executive Committee 
members may invite guests to its meetings.  Executive Committee meeting minutes will 
be recorded by a member of the Council on a rotating basis. 
 
Because some matters before the Executive Committee may be of a confidential nature, 
members must adhere to strict confidentiality. 
 
The Executive Committee provides oversight, direction, and coordination of activities of 
the subcommittees.  In addition, the Executive Committee is responsible for: 
 
a.   Overseeing the establishment of Council and subcommittee goals for each year. 
b.   Reporting on its activities to the full CEOD. 
c.   Serving as liaison between the Council and other members of the UMMS community.  
d.  Providing programmatic oversight for the operation of the DEOO. 
e.   Providing the Chancellor with regular updates on activities, issues and concerns of the CEOD. 
f.   Overseeing the preparation of an annual report of Council activities. 
 
ARTICLE VI – MEETINGS 
 
The schedule of meetings for the CEOD follows the academic year at UMMS.  The 
CEOD meets five times per academic year.  Meetings of the CEOD and its 
subcommittees are open to all members of the UMMS community.  Minutes of all 
meetings will be made available. 
 
ARTICLE VII – SUPPORT TO BE PROVIDED BY THE DIVERSITY AND EQUAL 
OPPORTUNITY OFFICE 
 
A.  Information 
The DEOO, working in conjunction with the Executive Committee, provides orientation 
for new Council members each year.  Also, the DEOO, working in conjunction with the 
University’s General Counsel Office, provides the full Council with updates on 
significant legal developments in the areas of affirmative action and equal opportunity 
as needed. 
 
B.  Staff Support 
The Diversity and Equal Opportunity Office provides staff support to the activities of 
the CEOD, including carrying out general secretarial duties for the co­chairs, Executive 
Committee and the full Council and serving as staff resources to the various 
subcommittees. 
 
ARTICLE VIII – ADOPTION AND AMENDMENT OF BY­LAWS 
 
These by­laws shall be brought to a vote by the full Council only when there is a 
quorum. A quorum is defined as 51% of the membership. An item will pass with two­
thirds of the quorum.   
 
The by­laws may be amended or repealed by a majority vote at a meeting at which a 
quorum is present, provided written notice of proposed changes has been disseminated 
to the membership prior to the meeting.  Final approval and adoption of such changes 
rests with the Chancellor and, as needed, with the University’s General Counsel Office. 
 
Approved 10/05